Вътрешни правила за организацията на административното обслужване

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ В

МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО


 

ГЛАВА ПЪРВА
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ



Чл. 1. Вътрешните правила за организацията на административно обслужване в Министерство на правосъдието (наричани по-нататък „Правила“) уреждат въпросите, свързани с предоставяните от Министерство на правосъдието (МП) административни услуги и регулират взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от и в тях действия за неуредените въпроси в Наредбата за административното обслужване и в Устройствения правилник на МП.
Чл. 2. (1) Административното обслужване в МП се осъществява при спазване на разпоредбите на Закона за защита на личните данни и принципите, установени в Закона за администрацията и в Административнопроцесуалния кодекс.
(2) Административното обслужване в МП гарантира:
1. равен достъп до административните услуги;
2. предоставяне на бърза, точна и ясна информация за административните услуги;
3. любезно и отзивчиво отношение;
4. различни форми за достъп до административните услуги и информацията за тях, включващи лични срещи, информационни табла, интернет страница, електронна поща, централен телефонен номер и др.;
5. координираност и взаимодействие на всички структурни звена в МП, с цел осигуряване еднаквост на резултатите при едни и същи обстоятелства;
6. надеждна обратна връзка;
7. качество на предоставяните административни услуги;
Чл. 3. (1)  МП гарантира спазването на общите стандарти за качество на административното обслужване в държавната администрация, приети с Наредбата за административното обслужване и утвърдените с Хартата на клиента собствени стандарти.
(2)  МП се стреми да повиши общественото доверие в професионализма и морала на служителите и издигне престижа на неговата администрация, като гарантира за спазването на етичните норми и поведение на служителите, в съответствие с Етичния кодекс на служителите в МП.
Чл. 4. (1) МП осигурява повишаване на професионалната квалификация на служителите си за подобряване на административното обслужване.
(2) Повишаването на професионалната квалификация на служителите за подобряване на административното обслужване и усъвършенстването на уменията за работа със съвременните технологии и комуникации се осъществява в съответствие с утвърден Годишен план за обучение на служителите в МП.
Чл. 5. (1)  При осъществяване на своята дейност МП, съгласно чл. 16 от Наредбата за административно обслужване, осигурява задължителна информация, относно функциите и организацията на работата си във връзка с административното обслужване.
(2) МП предоставя информацията по ал. 1 чрез официално табло за обявления, намиращо се в сградите на администрацията, разяснения на служителите, имащи компетенции и задължения във връзка с административното обслужване, както и по електронен път чрез официалната интернет страница на МП на адрес: www.mjs.bg.
Чл. 6. (1)  МП осъществява административно обслужване на български език и се ръководи от следните принципи:
1. законност;
2. откритост и достъпност;
3. отговорност и отчетност;
4. ефективност;
5. субординация и координация;
6. предвидимост;
7. обективност и безпристрастност;
(2) Наименованията на административните услуги, извършвани от МП, вписани в Административния регистър, поддържан от администрацията на Министерския съвет, са публикувани на официалната интернет страница на МП на адрес: www.mjs.bg.
(3) МП отчита веднъж годишно състоянието на административното обслужване чрез Интегрираната информационна система за държавната администрация (ИИСДА), която поддържа Административния регистър.
Чл. 7. (1) За предоставяните административни услуги се изготвят контролни карти, приложения към настоящите Правила (Приложения № 1 до № 17), съдържащи описание на услугата, основание, необходими документи, такса/цена и прилаганите в МП различни начини за плащане, срокове за извършване на услугата, място за подаване на документите.
(2)  Подаването на заявление за комплексно административно обслужване до МП, се извършва по реда на Административно-процесуалния кодекс. (Приложение № 18).
Чл. 8. Информацията, относно проекти на нормативни актове, както и самите проекти на нормативни актове, разработени от МП, се публикуват на интернет страницата за обществено обсъждане.
Чл. 9.  Предоставянето на достъп до обществена информация от МП се извършва в съответствие със Закона за достъп до обществена информация и Правилата за условията и реда за достъп до обществена информация в МП.


ГЛАВА ВТОРА
ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Раздел I


Административни услуги
Чл. 10. (1)  Административните услуги, предоставяни от МП, вписани в Административния регистър, поддържан от администрацията на Министерския съвет са както следва:
1. Издаване на свидетелства за съдимост и справки за съдимостта на лица, родени в чужбина или с неизвестно месторождение;
2. Удостоверяване с „APOSTILLE” на актове на съдилищата и нотариусите в съответствие с Декларацията по чл. 6, ал. 1 от Хагската конвенция;
3. Вписване на юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;
4. Вписване на клон на юридическо лице, регистрирано в Република България в ЦРЮЛНЦ;
5. Вписване на клон на чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;
6. Вписване на промени за юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;
7. Вписване на промени за клон на юридическо лице, регистрирано в Република България в ЦРЮЛНЦ;
8. Вписване на промени за клон на чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;
9. Обявяване на информация за дейността през предходната година в ЦРЮЛНЦ;
10. Заличаване на вписването в ЦРЮЛНЦ на клон на юридическо лице, регистрирано в Република България;
11. Заличаване на вписването в ЦРЮЛНЦ на юридическо лице и клон на чуждестранно юридическо лице;
12. Издаване на разрешение за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденци в Република България;
13. Продължаване на разрешение за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденец в Република България;
14. Вписване в Единния регистър на медиаторите и издаване на удостоверения за вписаните медиатори;
15. Отписване на лице от Единния регистър на медиаторите;
16. Одобряване на организации, за обучение на медиатори и издаване на заповеди на одобрените обучители;
17. Изготвяне на справки, поискани от физически и юридически лица;
18. Издаване на удостоверение за придобиване на юридическа правоспособност на лица, които са завършили юридическо образование;
19. Издаване на удостоверения за установяване наличието на българско гражданство;
20. Вписване в Регистър на осиновяващи с обичайно местопребиваване в чужбина, които желаят да осиновят дете с обичайно местопребиваване в Република България;
21. Вписване в Регистъра на осиновяващи с обичайно местопребиваване в Република България,  които желаят да осиновят дете с обичайно местопребиваване в чужбина;
22. Разглеждане на заявления за издаване разрешения за посредничество при международно осиновяване;
23. Издаване на изрично писмено съгласие или отказ от министъра на правосъдието за осиновяване;
24. Приемане молби, сигнали и жалби относно дейността на синдиците;
25. Приемане молби, сигнали и жалби относно дейността на частните съдебни изпълнители, държавните съдебни изпълнители, съдиите по вписванията, нотариусите и синдиците;
26. Придобиване на квалификация за синдик;
27. Изключване от списъка на синдиците по желание на синдика;
28. Приемане и разглеждане молби за финансова компенсация по Закона за подпомагане и финансова компенсация на пострадали от престъпления.
(2) Комплексните административни услуги, предоставени от МП са:
1. Вписване юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;
2. Вписване на клон на юридическо лице, регистрирано в Република България в ЦРЮЛНЦ;
3. Вписване на клон чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ.
(3) Всички постъпили в МП чрез различните средства за достъп заявления/искания за извършване на административни услуги, декларации, сигнали, жалби, предложения, запитвания и писма се регистрират в административната информационна система за документооборот (АИС), като тяхното движение и обработка е в съответствие с нормативните актове и Вътрешните правилата за организацията на документооборота и деловодната дейност в МП.


Раздел II


Ред за осъществяване на административното обслужване
Чл. 11. (1)  Административното обслужване в МП е организирано на принципа „едно гише“, което осигурява:
1. Едно място за достъп до административните услуги;
2. Тясно сътрудничество между администрацията на МП и потребителите на административни услуги чрез откриване на всички средства за достъп — приемна, обикновена и електронна поща, телефон, интернет;
3. Предвидена е и възможност за устно заявяване на предоставяните административни услуги (Приложение № 19).
4. Обратна връзка с потребителите и отчитане на удовлетвореността им от предоставените услуги.
(2) При прилагане на принципа „едно гише” протичат два основни процеса:
1. Фронт офис процес, свързан с взаимодействието на служителите, приемащи документите и потребителите чрез различни средства на достъп (личен контакт, телефон, електронна поща, интернет и т.н.);
2. Бек офис процес, свързан с решаването на всеки конкретен случай, по отношение на документацията и информацията, който се осъществява от експертите в структурните звена на МП;
Чл. 12. (1) Административното обслужване на потребителите се осъществява в рамките на работната седмица, в дните от понеделник до петък, с изключение на дните, обявени за официални празници.
(2) Информация за административното обслужване, извършвано от МП се получава от:
1. Централен телефонен номер на МП – 02/9237 555;
2. Информационни табла, поставени на местата, определени за административно обслужване;
3. Интернет страницата на МП.
Чл. 13. (1) Организацията на дейността по административно обслужване на физически и юридически лица се осъществява от дирекция „Електронно правосъдие и регистри“, дирекция „Българско гражданство“, дирекция „Международна правна закрила на детето и международни осиновявания“, дирекция „Взаимодействие със съдебната власт“ и Инспектората на министъра на правосъдието по Закона за съдебната власт.
(2) Обслужването на потребителите на административни услуги се извършва от служители на дирекция „Канцелария“, дирекция „Електронно правосъдие и регистри“ и дирекция „Българско гражданство“ на местата, определени за административно обслужване.
(3) Координацията и контролът на цялостната дейност по административното обслужване в МП се осъществява от главния секретар на МП.


Раздел III


Места за подаване на документи във връзка с предоставянето на административни услуги
Чл. 14. (1) Заявления/искания за извършване на административни услуги се подават на обособените за приемане на документи места, както следва:


1. Дирекция „Канцелария” – деловодство на МП
 Приемно време: всеки работен ден от 09:00 часа до 17:30 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 353
 Адрес: гр. София – 1040, ул. „Славянска“ № 1 – партер


2. Приемна на МП
 Приемно време: понеделник, вторник и четвъртък от 14:00 часа до 16:00 часа
 Телефон за контакти: 02/9237 357
 Адрес: гр. София – 1040, ул. „Славянска“ № 1


3. Централно бюро съдимост
 Приемно време: всеки работен ден от 09:00 часа до 11:00 часа и от 14:00 часа до 16:00 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 355
 Адрес: гр.София – 1040, ул. „Аксаков“ № 5


4. Заверки на документи с Апостил
 Приемно време: всеки работен ден от 09:00 часа до 11:00 часа и от 14:00 часа до 16:00 часа и за получаване на удостоверени с Апостил актове – всеки работен ден от 11:15 часа до 12:00 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 354
 Адрес: гр.София – 1040, ул. „Аксаков“ № 5


5. Справки по документи за юридически стаж
 Всеки работен ден от 10:00 часа до 12:00 часа и от 14:00 часа до 16:00 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 462
 Адрес: гр.София – 1040, ул. „Дондуков" № 2А


6. Дирекция „Българско гражданство“
 Приемно време: от понеделник до сряда от 09:30 часа до 12:00 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 376
 Адрес: гр.София – 1040, ул. „Аксаков“ № 5


7. Централен регистър на юридическите лица с нестопанска цел
 Приемно време: вторник от 10:00 часа до 12:00 часа; четвъртък от 14:00 часа до 16:00 часа
 Телефон за контакти и справки: 02/9237 321
 Адрес: гр.София – 1040, ул. „Аксаков“ № 5


8. Експертна комисия към Националния съвет за подпомагане и компенсация на пострадали от престъпления (НСПКПП)
 Приемно време: вторник и четвъртък от 13:00 часа до 16:00 часа
 Адрес: гр. София – 1040, бул. „Дондуков” № 2а, ет. 7, стая 726
 Секретар на НСПКПП:
 Телефон за контакти: 02/9237 359
 Адрес: гр. София – 1040, ул. „Славянска” № 1


(2) С цел осигуряване на непрекъсваем режим на работа с потребителите в рамките на работното време, по време на задължително регламентираните почивки, служителите по чл. 13, ал. 2 се заместват.
(3) В случаите, когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на обявеното работно време, работата на служителите продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от 2 (два) астрономически часа след обявеното работно време.
(4) Исканията за комплексно административно обслужване могат да се подават на местата по чл. 14, ал. 1, чрез подаване на заявление по образец, съгласно чл. 7, ал. 2 от Правилата.
Чл. 15. (1) Служителите по чл. 13, ал. 2 регистрират постъпилите искания/заявления за извършване на административни услуги, декларации, жалби, сигнали и предложения в АИС или във специализираните информационни системи на МП, в съответствие с Вътрешните правилата за организацията на документооборота и деловодната дейност в МП.
(2) На потребителя се издава входящ номер на преписката, която се образува по неговото заявление/искане и информация, относно срока за извършване на административната услуга.
(3) Когато за извършване/предоставяне на административната услуга, нормативната уредба не изисква подаване на заявление/искане в писмена форма, служителят, предоставящ услугата приема устното изявление на потребителя, като го отразява в протокол по образец (Приложение № 19)
Чл. 16.  Местата за подаване на документи, във връзка с предоставянето на административни услуги, са лесно достъпни за възрастни хора, бременни жени и хора с увреждания, като са осигурени:
1. информационни табла с актуална информация, написана на български и на английски език;
2. приветлива, чиста и безопасна обстановка;
3. добро осветление, вентилация или отопление;
4. място за попълване на заявления;
5. място за подаване на сигнали, жалби, предложения или молби;
6. удобни места за сядане за чакащите потребители;
7. свободен достъп за общуване между служителя и потребителите;
8. информационни и други материали – бланки на формуляри, заявления, анкетни карти, листове и химикалки.
Чл. 17. (1) За информиране на потребителите, на входа за граждани в административните сгради на МП на ул. „Славянска“ № 1 и ул. „Аксаков“ № 5 са поставени указателни табели на български и английски език за извършваните от МП административни услуги, за реда и организацията за предоставянето им, за всички осигурени начини за тяхното плащане, както и за извършваното от МП комплексно административно обслужване.
(2) Потребителите на административни услуги се информират и чрез публикуване на подходящи съобщения на интернет страница на МП www.mjs.bg.


Раздел IV


Функции на служителите от звената за административно обслужване (фронт офиси)
Чл. 18.  Служителите от фронт офисите осъществяват следните дейности:
1. Информират гражданите относно процедурите за предоставяне на административни услуги на достъпен и разбираем език;
2. Дават насоки за попълването на заявления и формуляри на място;
3. Разясняват изискванията, на които трябва да отговарят заявлението или искането за осъществяване на административната услуга, жалбата, протестът, сигналът или предложението, в съответствие с предварително установен ред;
4. Проверяват пълнотата на документацията за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
5. Приемат и регистрират чрез АИС за документооборот подадените жалби, сигнали, предложения, заявления и запитвания за предоставянето на административни услуги и други документи, относно дейността на МП;
6. Предоставят на гражданите информационен картон с входящ номер и дата на регистриране на документите;
7. Информират и насърчават потребителите на административни услуги за тяхното използване;
8. Разясняват начина на плащане на заявената административна услуга, като насърчават плащането с платежна карта чрез терминални устройства ПОС, в случаите на осигурена възможност за картови плащания;
9. Насочват регистрираните преписки по компетентност към звеното, отговорно за извършването на съответната услуга или разглеждането на поставения въпрос във връзка с дейността на МП;
10. Извършват проверка за движението на регистрираните документи при посещение на гражданите на място;
11. Обработват и предоставят изходящите документи.
12. Връчват издадените индивидуални административни актове в случаите, когато потребителя е избрал получаване на документа на място;
Чл. 19.  Административното обслужване се осъществява качествено и ефективно чрез:
1. Развитие на комуникационните умения на служителите за работа с потребители;
2. Съгласуваност в работата на служителите от фронт и бек офиса за усъвършенстване на процесите по предоставянето на административни услуги;
3. Добро познаване на структурата и дейността на МП и второстепенните разпоредители с бюджет към министъра на правосъдието;
4. Добро познаване на нормативните актове и вътрешноадминистративните документи, свързани с дейността на МП;
5. Взаимозаменяемост на служителите от фронт офисите с цел оптимизиране на организацията на работа по административното обслужване;
6. Усъвършенстване на умението да набавят бързо необходимата информация по определен въпрос;
7. Оперативност и деловитост;
8. Умения за работа в екип.


Раздел V


Функции на служителите от структурните звена в МП (бек офиси)
Чл. 20.  Бек офисите са част от организационната структура на МП, ангажирана с изпълнението на вътрешните процеси, които не изискват пряко взаимодействие с клиенти. Експертите от структурните звена на МП осъществяват бек-офис процесите при административното обслужване. Работата на експертите се организира в съответствие с изискванията и в сроковете, определени в нормативните актове и вътрешно административните документи.
Чл. 21. (1)  Експертите осъществяват дейности по изготвянето на отговори, съобразно своята компетентност, на регистрираните в АИС молби, жалби, сигнали, предложения, запитвания и писма на граждани, получени по пощата, по електронната поща и по факс.
(2)  Експертите от структурните звена на МП изготвят експертни становища, изразяват мнения и правят предложения, съобразно своята компетентност, относно предоставянето на административни услуги и по въпроси от дейността на МП.
Чл. 22.  Писмата, предложенията и сигналите, които са от компетентността на второстепенните разпоредители с бюджет към министъра на правосъдието или друг компетентен орган, се насочват с писмо в срок до 7 (седем) работни дни от регистрацията им в АИС.


Раздел VI


Взаимодействие между служителите от фронт и бек офисите на МП
Чл. 23.  Информация във връзка със специфичните дейности на администрацията се предоставя незабавно на служителите от фронт офиса от експертите от структурните звена на МП, когато тя е необходима за извършване на справки при административно обслужване на място.
Чл. 24.  Служителите от фронт офисите взаимодействат с експертите от структурните звена на МП, като:
1. Предоставят информация по движението на регистрираните в АИС документи;
2. Във връзка с въпросите, поставени в новопостъпилите документи, предоставят материали на МП – изходящи писма, докладни записки, становища и други, ако има архивирани такива.
Чл. 25.  За постигане на по-добра координация и взаимодействие ръководните служители на МП:
1. Обсъждат възникналите проблеми по организацията на работата и набелязват мерки за тяхното отстраняване с цел оптимизиране на работните процеси;
2. Периодично обменят опит и информация;
3. Предлагат актуализиране на вътрешноадминистративните документи, във връзка с настъпили структурни или нормативни изменения, или за установяване на по-добра координация между структурните звена.
Чл. 26. (1) Административното обслужване завършва с предоставяне на заявената административна услуга – издаване на индивидуален административен акт (разпореждане, решение и др.), изготвяне на искания документ (удостоверение и др.) или извършване/отказ за извършване на необходимото действие (заверка, изплащане и др.)
(2) Индивидуалният административен акт се издава при спазване на разпоредбите и в сроковете, определени в Административнопроцесуалния кодекс и подзаконовите актове по неговото прилагане.
(3) Отговорът по постъпилите жалби, сигнали и предложения се изготвя в съответствие с реда, определен с Вътрешните правилата за организацията на документооборота и деловодната дейност в МП.
Чл. 27. (1) Резултатът от извършената административна услуга се получава само от физическото или юридическото лице, подало искането/заявлението за нейното извършване, или от упълномощен негов представител (след предоставяне на писмено пълномощно за услугите, за които това е възможно). Копие от пълномощното се добавя към преписката.
(2) Издадените индивидуални административни актове се изпращат на посочен от заявителя адрес чрез лицензиран пощенски оператор с обратна разписка или се връчват срещу подпис на мястото, на което е заявена услугата (в случай, че за конкретната услуга това е предвидено).
(3) Документи/отговори се получават от потребителите на услугите на място, на което е заявено извършването им. Получаването на документи на място се оформя чрез изписване на име, фамилия и подпис на получателя, както и датата на получаване в изготвен за това опис или върху екземпляра за съхранение.
(4) Получаването на документи може да бъде и на посочен точен адрес на потребителя, в случай, че за конкретната услуга това е възможно и е заявено изрично получаване чрез лицензиран пощенски оператор.


ГЛАВА ТРЕТА
МЕХАНИЗМИ ЗА ОБРАТНА ВРЪЗКА И ИЗСЛЕДВАНЕ НА УДОВЛЕТВОРЕНОСТТА НА ПОТРЕБИТЕЛИТЕ


Чл. 28. (1)  За подобряване на качеството на предоставяните административни услуги в МП се извършва периодично, но не по-малко от един път в една календарна година, измерване на удовлетвореността на потребителите чрез попълване на:
1. Анкетна карта за обратна връзка по електронен път в интернет страницата на МП www.mjs.bg или на хартиен носител при посещение на място;
2. Формуляр за сигнал за корупция по електронен път в интернет страницата на МП www.mjs.bg или на хартиен носител при посещение на място.
(2) Удовлетвореността на потребителите се измерва и чрез информацията, получена от писмата в кутиите, намиращи се на входа на административните сгради на МП на ул. „Славянска” № 1 и ул. „Аксаков” № 5.
(3) Резултатите от измерването на удовлетвореността на потребителите се публикуват на интернет страницата на МП www.mjs.bg.
Чл. 29. (1)  Данните по чл. 28, ал. 1 се използват при изготвянето на периодични анализи за нивото на административното обслужване и възникналите проблеми, като се правят предложения за тяхното отстраняване.
(2)  Материалите по ал. 1 периодично се публикуват на интернет страницата на министерството www.mjs.bg на информационните табла или по друг подходящ начин.
Чл. 30.  Информационните и комуникационните средства за достъп се актуализират и оповестяват периодично на информационните табла, в Хартата на клиента, както и на интернет страницата на МП www.mjs.bg
Допълнителна разпоредба
§ 1. По смисъла на тези Правила:
1. „Административно обслужване” е всяка дейност по смисъла на § 1, т. 1 от Закона за администрацията.
2. „Административна услуга“ е всяка услуга по смисъла на § 1, т. 2 от Закона за администрацията.
3. „Вътрешна административна услуга“ е административна услуга, която един административен орган предоставя на друг при осъществяването на неговите правомощия.
4. “Комплексно административно обслужване“ е това обслужване, при което административната услуга се извършва от административни органи, от лица, осъществяващи публични функции, или от организации, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител
5. „Потребител на административни услуги” е всеки гражданин или организация, които заявяват и/или ползват административни услуги, подават жалби, сигнали, предложения и др.
6. „Запитване” е всяко искане на информация относно структурата и дейността на съответната администрацията, както и информация относно компетентността на различни административни структури.
7. „Запитвания от общ характер” са всички искания за информация, които не изискват експертен отговор.
8. „Стандарт за качество на административното обслужване” е утвърдено изискване за административното обслужване по времеви, качествени, количествени показатели, което администрацията на министерството се ангажира да спазва.


Преходни и заключителни разпоредби
§ 2. Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в МП се издават на основание чл. 1, ал. 2 от Наредбата за административното обслужване и са съобразени с Административнопроцесуалния кодекс и Закона за администрацията.
§ 3. Настоящите правила отменят Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в МП, утвърдени със Заповед № ЛС-04-1022/17.07.2015 г. на главния секретар на МП.
§ 4. Настоящите правила са задължителни за всички служители на МП.



 
МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ